ویژگی‌ها و قابلیت‌های اساسی نرم افزار حضور و غیاب آی کن
حذف سیستم های حضور و غیاب دستی و نیمه دستی و جایگزینی آن با نرم افزار حضور و غیاب کاملا مکانیزه:
- دریافت کارکرد پرسنل از انواع دستگاه‌های ساعت زنی به روش‌های مختلف
- دسترسی آسان از طریق مرورگر موبایل، بدون نیاز به نصب اپلیکیشن؛ مناسب برای استفاده در گوشی‌های اندروید و iOS
- حذف استفاده از کاغذ و مکاتبات غیر ضروری بین واحدها
- سادگی و کنترل در ثبت مجوزهای تردد (مانند اصلاحیه حضور و غیاب، مرخصی روزانه و ساعتی، دورکاری و ...) و کاهش خطای انسانی
- مشتمل بر بیش از 90% قوانین مصوب و دارای موتور تولید قوانین برای پوشش قوانین متنوع سازمان‌ها
- کاهش بارکاری بخش‌های فعال برای ثبت و کنترل مجوزها و افزایش سرعت و دقت محاسبات کارکرد
- امکان تعیین دقیق عملکرد پرسنل و متناسب سازی پرداخت‌ها بر مبنای عملکرد
- امکانات ویژه در اختیار راهبران مانند: مدیریت سقف اضافه کاری، تعریف سطوح دسترسی کاربران، محاسبات افراد دارای چند سمت و ...
- امکان پیگیری امور مربوط به حضور و غیاب یک پرسنل توسط خود فرد ( نمایش کارکرد روزانه، کاردکس و مانده مرخصی، کارکرد پرسنل زیرمجموعه و ...)
- یکپارچگی با دیگر سامانه‌های مرتبط جهت افزایش بهره وری در سازمان
- ارائه گزارش‌ها و نمودارهای تحلیلی و مدیریتی، آمار پرسنل، سرجمع و میانگین براساس گروه‌ها و واحدهای سازمانی
- امکان سفارشی سازی نمایش پارامترهای موجود در فرم کارکرد برای هر پرسنل
- مدیریت هوشمند ردیابی تغییرات و ثبت LOG
نمونه کاربردی: مدیریت مأموریت‌های چندمرحله‌ای در سیستم حضور و غیاب
فرض کنید یکی از کارکنان سازمان برای انجام مأموریت روزانه درخواست ثبت می‌کند. در یک فرآیند ساده، ممکن است پس از تأیید مدیر، مأموریت مستقیماً در کارکرد فرد ثبت شود؛ درحالی‌که احتمال دارد مأموریت لغو شود یا در زمان دیگری انجام گیرد. در سیستم حضور و غیاب فرآیندمحور آیکن می‌توان گردش کار را به شکل دقیق‌تری طراحی کرد:
- ثبت درخواست مأموریت: کارمند فرم مأموریت را تکمیل و برای مدیر مربوطه ارسال می‌کند.
- تأیید اولیه و صدور حکم: مدیر درخواست را بررسی می‌کند و در صورت موافقت، امکان صدور و چاپ حکم مأموریت فراهم می‌شود.
- ثبت گزارش پس از مأموریت: پس از بازگشت، کارمند گزارش انجام مأموریت را در همان فرآیند تکمیل می‌کند.
- تأیید نهایی و ثبت در کارکرد: مدیر انجام مأموریت را تأیید می‌کند و اطلاعات پس از تکمیل گردش کار در سیستم حضور و غیاب ثبت می‌شود.
در چنین ساختاری، تأیید اولیه مدیر صرفاً به معنای موافقت با اعزام است و لزوماً باعث ثبت مأموریت انجام‌شده در محاسبات کارکرد نمی‌شود. بنابراین اگر مأموریت لغو شود، می‌توان از تأثیر نادرست آن بر محاسبات حضور و غیاب جلوگیری کرد. این انعطاف‌پذیری برای سازمان‌هایی که فرآیندهای اداری پیچیده و سطوح تأیید متعددی دارند، اهمیت ویژه‌ای دارد.
مدیریت کسرکار و اصلاح تردد پرسنل به‌صورت هوشمند
یکی از چالش‌های واحد منابع انسانی در پایان هر دوره کارکرد، بررسی ترددهای ناقص، کسرکار کارکنان و پیگیری مجوزهای ثبت‌نشده است. انجام دستی این فعالیت‌ها زمان زیادی از کارشناسان حضور و غیاب می‌گیرد و ممکن است باعث تأخیر در نهایی شدن محاسبات ماهانه شود. نرم‌افزار جامع حضور و غیاب پرسنل آیکن این امکان را فراهم می‌کند که کارکنان در همان صفحه مشاهده کارکرد خود، موارد دارای کسرکار را بررسی کرده و برای آن‌ها درخواست مرتبط مانند مرخصی، مأموریت یا اصلاحیه تردد ثبت کنند.
همچنین با استفاده از قابلیت‌های فرآیندمحور سامانه، می‌توان گردش کاری تعریف کرد که در روزهای پایانی دوره محاسبه کارکرد، فرم‌های تعیین تکلیف کسرکار برای کارکنان مربوطه ارسال شوند. هر کارمند می‌تواند علت کسرکار را مشخص کرده و درخواست لازم را برای بررسی و تأیید ارسال کند. این فرآیند به کارشناسان منابع انسانی کمک می‌کند پیش از نهایی شدن کارکرد ماهانه، وضعیت ترددهای ناقص و مجوزهای کارکنان را با نظم بیشتری بررسی کنند و میزان پیگیری‌های دستی را کاهش دهند.
سیستم حضور و غیاب تحت وب؛ دسترسی یکپارچه برای کارکنان و مدیران
در سازمان‌هایی که کارکنان در ساختمان‌ها، شعب یا موقعیت‌های جغرافیایی مختلف فعالیت دارند، دسترسی متمرکز به اطلاعات حضور و غیاب اهمیت زیادی دارد. سیستم حضور و غیاب تحت وب آیکن امکان استفاده از امکانات سامانه را از طریق مرورگر فراهم می‌کند. کارکنان و مدیران میتوانند متناسب با سطح دسترسی تعریف‌شده و از طریق رایانه، تبلت یا مرورگر گوشی‌های اندروید و iOS به بخش‌های مربوط به خود دسترسی داشته باشند.
کارکنان میتوانند اطلاعات کارکرد روزانه، وضعیت مرخصی‌ها، مانده مرخصی و درخواست‌های ثبت‌شده را مشاهده و پیگیری کنند. مدیران نیز امکان بررسی کارکرد نیروهای زیرمجموعه، مشاهده مجوزهای در انتظار تأیید و تصمیم‌گیری درباره درخواست‌های ارجاع‌شده به کارتابل خود را خواهند داشت. در واقع، مزیت حضور و غیاب تحت وب در آیکن تنها دسترسی از طریق مرورگر نیست؛ بلکه ترکیب این دسترسی با گردش کارهای سازمانی و کارتابل مدیریتی است که فرآیند رسیدگی به درخواست‌های کارکنان را منظم‌تر می‌کند.
برای سازمان‌هایی که در جست‌وجوی بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب متناسب با ساختار خود هستند، قابلیت سفارشی‌سازی گردش تأییدها، کنترل دسترسی و یکپارچگی با سایر سامانه‌ها از معیارهای مهم انتخاب خواهد بود.
ثبت و کنترل تردد پرسنل از طریق دستگاه‌ها و روش‌های ارتباطی مختلف
یکی از نیازهای مهم سازمان‌ها هنگام انتخاب سامانه تردد پرسنل، امکان استفاده از تجهیزات ثبت ورود و خروج موجود و دریافت اطلاعات از روش‌های مختلف است. سامانه حضور و غیاب آیکن با برخورداری از زیرساخت ارتباطی توسعه‌پذیر، امکان اتصال به انواع دستگاه‌های ثبت تردد و دریافت اطلاعات از تجهیزات سازگار، از جمله دستگاه‌های اثرانگشت و تشخیص چهره را فراهم می‌کند.
علاوه بر این، امکان پیاده‌سازی روش‌های ثبت وقایع تردد از طریق بسترهای ارتباطی مانند تلفن گویا و پیامک نیز وجود دارد. استفاده از این روش‌ها به زیرساخت ارتباطی و تنظیمات پیاده‌سازی سازمان بستگی دارد. این قابلیت به سازمان‌ها اجازه می‌دهد متناسب با شرایط کاری، تجهیزات موجود و نیاز واحدهای مختلف، روش‌های مناسب دریافت اطلاعات تردد را انتخاب کنند و داده‌ها را در سیستم حضور و غیاب پردازش نمایند.
یکپارچگی سامانه حضور و غیاب با اتوماسیون اداری و سیستم‌های سازمانی
در سازمان‌های بزرگ، اطلاعات حضور و غیاب با فرآیندهایی مانند مدیریت منابع انسانی، مکاتبات اداری، تأیید مجوزها و محاسبه حقوق و دستمزد ارتباط مستقیم دارد. نبود ارتباط مناسب میان این سیستم‌ها می‌تواند باعث ثبت چندباره اطلاعات، افزایش خطای انسانی و طولانی شدن فرآیندهای اداری شود. سامانه حضور و غیاب آیکن به‌صورت یکپارچه با نرم‌افزار اتوماسیون اداری ارائه می‌شود. این یکپارچگی به مدیران امکان می‌دهد درخواست‌های مرخصی، مأموریت، اصلاحیه‌های تردد و سایر مجوزهای مرتبط را از طریق کارتابل سازمانی مشاهده، بررسی و تأیید کنند.
همچنین به کمک سرویس‌های ارتباطی، امکان تبادل اطلاعات با سامانه‌های مرتبط مانند کارگزینی و حقوق و دستمزد فراهم است. به این ترتیب، داده‌های نهایی کارکرد پرسنل میتوانند در فرآیند محاسبه حقوق، اضافه‌کاری، کسورات و سایر مؤلفه‌های مرتبط مورد استفاده قرار گیرند. این ارتباط میان سامانه‌ها باعث می‌شود اتوماسیون حضور و غیاب به‌جای یک نرم‌افزار مستقل ثبت تردد، به بخشی از فرآیند یکپارچه مدیریت منابع انسانی سازمان تبدیل شود.
سفارشی‌سازی قوانین تردد، شیفتهای کاری و آیین‌نامه‌های سازمان
قوانین حضور و غیاب در تمام سازمان‌ها یکسان نیست. نوع قرارداد کارکنان، ساختار واحدها، ساعت کاری، شرایط مأموریت و ضوابط اضافه‌کاری ممکن است در هر مجموعه متفاوت باشد. سیستم جامع حضور و غیاب آیکن با برخورداری از موتور تولید قوانین و زیرساخت فرآیندمحور، امکان تعریف و پیاده‌سازی ضوابط اختصاصی سازمان را فراهم می‌کند.
از جمله این قابلیت‌ها می‌توان به تعریف شیفتهای روزانه، هفتگی و گردشی، تعیین شرایط دورکاری و شناوری، پیاده‌سازی فرآیندهای مرخصی و مأموریت، تعیین سقف اضافه‌کاری و طراحی گزارش‌های مدیریتی اختصاصی اشاره کرد. در نتیجه، سازمان‌ها میتوانند به‌جای محدود کردن فرآیندهای داخلی خود به تنظیمات ثابت یک نرم‌افزار، قوانین و گردش کارهای مورد نیازشان را متناسب با امکانات قابل پیکربندی سامانه تعریف کنند.
کاهش زمان و هزینه مدیریت حضور و غیاب کارکنان
بررسی دستی اطلاعات تردد، پیگیری مجوزهای کارکنان، کنترل اضافه‌کاری و آماده‌سازی گزارش‌های کارکرد، بخش قابل توجهی از زمان کارشناسان منابع انسانی را به خود اختصاص می‌دهد. نرم‌افزار حضور و غیاب آیکن با مکانیزه کردن این فعالیت‌ها و استفاده از فرآیندهای قابل تعریف، به کاهش امور تکراری و افزایش سرعت رسیدگی به درخواست‌های کارکنان کمک می‌کند.
به‌ویژه در سازمان‌های دارای تعداد زیاد پرسنل، امکان ارسال خودکار درخواست‌های تعیین تکلیف کسرکار، گردش الکترونیکی مجوزها و استفاده از گزارش‌های مدیریتی می‌تواند حجم مکاتبات و پیگیری‌های بین واحدی را کاهش دهد. همچنین دسترسی کارکنان به اطلاعات کارکرد و درخواست‌های خود، وابستگی آن‌ها به مراجعه مستقیم به واحد منابع انسانی را کمتر کرده و شرایط مناسب‌تری برای مدیریت متمرکز حضور و غیاب فراهم می‌سازد.
برخی از سازمان‌های استفاده‌کننده از سامانه حضور و غیاب آیکن
انتخاب یک سیستم حضور و غیاب برای سازمان‌های بزرگ، علاوه بر امکانات فنی، به قابلیت پاسخ‌گویی به نیازهای عملیاتی، انعطاف‌پذیری و امکان پیاده‌سازی در ساختارهای سازمانی مختلف وابسته است.
سامانه حضور و غیاب آیکن در مجموعه‌هایی با حوزه‌های فعالیت متنوع مورد استفاده قرار گرفته است. از جمله سازمان‌هایی که نام آن‌ها در فهرست مشتریان این سامانه درج شده است، می‌توان به سازمان زمین‌شناسی و اکتشافات معدنی کشور، سازمان هواپیمایی کشوری، شرکت آب و فاضلاب استان کرمانشاه و پژوهشگاه استاندارد اشاره کرد. حضور مجموعه‌هایی از بخش‌های خدمات عمومی، زیرساخت، پژوهش و دستگاه‌های دولتی در فهرست مشتریان آیکن، نشان‌دهنده تجربه پیاده‌سازی این راهکار در محیط‌های سازمانی متنوع است.
