نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک

در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها، یکی از مناسب‌ترین و سریع‌ترین راهکارها جهت کاهش هزینه‌ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان، به‌کارگیری نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک است. در همین راستا گروه مهندسی آی‌کن نیز اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم بایگانی اسناد و مدارک، به عنوان یکی از زیر سیستم‌های مهم نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین نموده است.

در نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک آی‌کن، امکان تعریف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونکن بندی قدرتمند و امکان تعریف بایگانی‌های متعدد با مجوزهای دسترسی مختلف موجود است. به علاوه معماری نرم افزار امکان مدیریت حجم بالای اطلاعات را برای کاربران فراهم می‌سازد و به دلیل این توانمندی ویژه، محصول نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک آی‌کن برای آرشیوهای تخصصی با حجم اسناد بالا توصیه می‌گردد.

کاربرد و امکانات کلی نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک آی‌کن

• قابليت اعطاي سطوح دسترسي مختلف به كاربران در سامانه مدیریت اسناد
• قابليت تعريف شناسنامه‌ی اطلاعاتي (نقشه، گزارش‌ها، پايان نامه، نقشه‌های جغرافيايي، مقاله، استانداردها، كتاب، CD، كاتالوگ، مجله)
• قابليت تعريف شناسنامه‌ی اسنادي كه خارج از مجموعه ذكر شده باشند. مانند انواع فایل‌ها، اسناد و مدارك غير متعارف هر سازمان و يا شركت (توسط مدير سيستم)
• قابليت تعريف فيلدهاي شناسنامه‌ای در فرم‌ها با قابليت جستجو بر روي شناسنامه‌ی فایل‌ها و اسناد
• قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر در نرم افزار بایگانی اسناد
• قابليت تعريف فيلد ويرايش نوع سند به صورت Text Box و يا Combo Box بر روي هر نوع مدرك و سند
• قابليت ارتباط دادن شناسنامه‌ی اسناد و مدارك به طرح‌ها و پروژه‌های فعال و يا غير فعال سازماني
• قابليت ارتباط دادن تعداد نامحدودي فايل، مدرك و سند به هر شناسنامه از مدارك
• قابليت تعريف مکان‌های امضا براي تهيه كننده، تصويب كننده و... در ارتباط با هر فايل، مدرك و سند
• قابليت ارجاع و ارسال فایل‌ها، اسناد و مدارك بين تيم فني و مديريتي به منظور مشاهده، تأیید، بايگاني و...
• نگهداري فایل‌ها و اسناد بر روي سرور و به صورت متمركز در نرم افزار بایگانی اسناد
• تعريف ساختار بايگاني، با قابليت تعريف زونکن‌های مختلف و درختي جهت نگهداري اسناد و مدارك
• قابليت نمايش و ذخيره فایل‌ها بر روي سرويس گيرنده (Client) به صورت: فایل‌های با فرمت گرافيكي متعارف (JPG , BMP ,TIFF , GIF و...) که بر روي Client نصب شده باشد. مانند (Autocad و نرم افزارهاي طراحي صنايع مثل پالایشگاه‌ها و پتروشیمی‌ها و...)
• قابليت انجام انواع جستجوهاي ساده و پيشرفته با امكان جستجوي تركيبي بر روي فيلدهاي شناسنامه‌ی فایل‌ها، اسناد و مدارك تعريف شده
• مديريت حجم فایل‌های ضميمه در نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک
• قابليت ثبت وضعیت‌های مختلف اسناد و مدارك بايگاني مانند: رزرو، امانت اسناد و...
• قابليت گردش اسناد موجود در آرشيو بر روي بستر اتوماسيون اداري آي كن

امنیت اطلاعات در سیستم بایگانی اسناد و مدارک

یکی از ویژگی‌های مهم در نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک، امنیت اطلاعات است. به نوعی که باید اطمینان حاصل شود که هدف اصلی استفاده از سامانه مدیریت اسناد یعنی ذخیره‌ی امن اسناد و مدارک سازمان، به درستی انجام می‌شود و تنها افراد مجاز به آن‌ها دسترسی دارند. برای این منظور، نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک باید دارای قابلیت‌های مختلفی باشد که امنیت اطلاعات را تضمین کند، مانند رمزنگاری، کنترل دسترسی، زمان‌بندی حذف اسناد و مدارک، پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات و... به همین دلیل بسیار حائز اهمیت است که نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک دارای استانداردها و گواهینامه‌های امنیتی باشند.

امنیت اطلاعات در سیستم بایگانی اسناد و مدارک باید یکی از اولویت‌های اصلی در نظر گرفته شود تا از سوء استفاده یا دسترسی غیرمجاز به اطلاعات جلوگیری شود. به همین منظور سامانه مدیریت اسناد، با استفاده از رمزنگاری و مدیریت سطوح دسترسی، از اطلاعات حساس محافظت می‌کند و از دسترسی غیرمجاز کاربران جلوگیری می‌نماید که در نهایت همین امر منجر به کاهش هزینه‌های مربوط به تهدیدات امنیتی نیز می‌گردد.

اهمیت نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک برای سازمان‌ها

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک برای هر سازمان بسیار اهمیت دارد. خصوصاً امروزه که اکثر سازمان‌ها به دنبال حذف رویه‌های دستی و سنتی خود هستند و تمایل دارند از برنامه‌های نرم افزاری برای کاهش حجم کاری پرسنل و افزایش دقت و همچنین سرعت بخشیدن به کارها بهره ببرند. در نتیجه به‌کارگیری نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک برای ساماندهی به پرونده‌های فیزیکی و حل چالش‌های نگهداری از آن‌ها بسیار کاربردی است.

راه اندازی نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات خود را به درستی ذخیره و مدیریت کنند، به اشتراک بگذارند و به آن‌ها دسترسی داشته باشند. در واقع به‌کارگیری سیستم بایگانی اسناد و مدارک، باعث بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و افزایش امنیت اطلاعات می‌شود. همچنین، مدیریت صحیح اسناد و مدارک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از مقررات و قوانین حاکم پیروی نمایند

آرشیو اسناد و مدارک در اتوماسیون اداری

یکی توانمندی های اتوماسیون اداری آی‌کن، در نظر گرفتن مرکز آرشیو اسناد و مدارک به صورت یکپارچه در دل اتوماسیون اداری است. بدین صورت که شما قادر خواهید بود اسناد و مدارک خود را به همراه شناسنامه مورد نیاز در داخل اتوماسیون اداری آرشیو کرده و از ساختار موتور گردش فرایندها نیز برای گردش پرونده‌ها بهره ببرید. یک مزیت دیگر کاهش تعداد سامانه های مورد نیاز کاربران است که خود موجب افزایش رضایت کاربران در سطح سازمان می‌گردد.

از دیگر امکانات نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک در اتوماسیون اداری آی‌کن، می‌توان به انواع مختلف جستجو در متون و تک‌تک فیلدهای فرم‌ها یا تفکیک فرم‌ها بر اساس موضوع تعیین شده اشاره نمود. در واقع با یک اتوماسیون اداری خوب، همه چیز در اختیار شماست. کافی است فقط یک عبارتی در قسمتی از سند مورد نظر وارد کرده باشید تا جستجو بر اساس همان عبارت امکان پذیر باشد و سند در اختیار شما قرار می‌گیرد و در تمامی امکانات، سطوح دسترسی نیز لحاظ می‌گردد. البته توجه داشته باشید که ما از دیدگاه یک کاربر و محدوده‌ی اختیاراتی که باید در اتوماسیون اداری داشته باشد بحث می‌کنیم نه تمام اطلاعات برای همه کاربران سازمان.

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک رایگان

استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک رایگان می‌تواند به شما کمک کند تا بخش محدودی از اطلاعات خود را به صورت منظم و سازماندهی شده نگهداری کنید. اکثر این نرم افزارها چنانچه معتبر باشند، معمولاً قابلیت‌هایی مانند ذخیره سازی و مدیریت فایل‌ها، جستجوی سریع و دسترسی آسان به اسناد، سهولت در اشتراک گذاری را برای کاربران فراهم می‌کنند، اما استفاده از قابلیت های مذکور، عموما با الزامات و محدودیت هایی همراه است و نمی تواند پاسخگوی نیاز یک کسب و کار حرفه ای و رو به رشد باشد.

با استفاده از یک سیستم بایگانی اسناد و مدارک رایگان، شاید بتوانید در مدت زمانی محدود، اسناد خود را بر اساس موضوع، تاریخ، نوع فایل و... دسته‌بندی کنید تا به راحتی قادر به جست و جو میان آن‌ها باشید. همچنین در بعضی نرم افزار بایگانی اسناد، می‌توانید فایل‌های خود را در فضای ابری ذخیره کرده و در هر زمان و از هر کامپیوتر یا دستگاه دیگری به آن دسترسی پیدا کنید.
در نهایت توصیه می‌کنیم چنانچه به دنبال تهیه یک سیستم بایگانی اسناد و مدارک رایگان هستید، حتماً آن را از منابع معتبر و قابل اعتماد تهیه کنید. چرا که اطلاعات کسب و کار شما به قدری ارزشمند است که نمی‌توان برای آن مبلغی را در نظر گرفت.