اتوماسیون اداری در همه سازمانها به یک شکل پیادهسازی نمیشود. برخی سامانهها فقط برای ثبت، ارجاع و بایگانی نامهها طراحی شدهاند؛ در حالی که نمونههای پیشرفتهتر، گردش کار، مدیریت اسناد، گزارشگیری، هوش مصنوعی و ارتباط با دیگر نرمافزارهای سازمانی را نیز پوشش میدهند.
تفاوت میان انواع اتوماسیون اداری فقط به تعداد امکانات محدود نیست. شیوه استقرار، محل نگهداری اطلاعات، سطح دسترسی کاربران، حوزه استفاده و اندازه سازمان نیز میتوانند نوع سامانه را مشخص کنند. به همین دلیل، یک اتوماسیون اداری را میتوان از چند زاویه مختلف دستهبندی کرد.
در این مقاله، انواع اتوماسیون اداری را بر اساس شیوه استقرار، سطح امکانات، حوزه کاربرد، اندازه سازمان و قابلیت یکپارچهسازی بررسی میکنیم. تمرکز این مطلب بر شناخت دستهها و تفاوتهای آنهاست و وارد معیارهای خرید و انتخاب محصول نمیشود.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس شیوه استقرار
یکی از رایجترین روشهای دستهبندی اتوماسیون اداری، توجه به محل نصب سامانه و نحوه دسترسی کاربران است. بر این اساس، سامانهها را میتوان در سه گروه تحت وب، ابری و نصبشده روی زیرساخت داخلی سازمان قرار داد. منابع تخصصی این حوزه نیز شیوه پیادهسازی را یکی از محورهای اصلی دستهبندی انواع اتوماسیون اداری معرفی میکنند.
اتوماسیون اداری تحت وب
در اتوماسیون اداری تحت وب، کاربران از طریق مرورگر به سامانه دسترسی پیدا میکنند. در این مدل، معمولاً نیازی نیست نرمافزار اصلی بهصورت جداگانه روی رایانه هر کاربر نصب شود و بخشهای مختلف سامانه در یک محیط متمرکز ارائه میشوند.
کاربران مجاز میتوانند با توجه به تنظیمات امنیتی سازمان، از محلهای مختلف به کارتابل، نامهها، اسناد و وظایف خود دسترسی داشته باشند. این ویژگی برای سازمانهای دارای شعب متعدد، مدیران در مأموریت و مجموعههایی که بخشی از کارکنان آنها دورکار هستند، اهمیت زیادی دارد.
اتوماسیون اداری تحت وب از نظر بهروزرسانی نیز ساختار متمرکزتری دارد. تغییرات و نسخههای جدید در سمت سرور اعمال میشوند و کاربران از طریق همان مرورگر به امکانات بهروز دسترسی پیدا میکنند.
اتوماسیون اداری آیکن نیز بهعنوان یک سامانه بومی و تحت وب معرفی شده است و امکاناتی مانند مدیریت مکاتبات، پروندهها، بایگانی و دسترسی از مکانهای مختلف را ارائه میدهد.
اتوماسیون اداری ابری
اتوماسیون اداری ابری در زیرساخت رایانش ابری ارائه میشود. در این مدل، سازمان الزاماً به تهیه و نگهداری سرور داخلی برای اجرای سامانه نیاز ندارد و خدمات نرمافزاری از طریق بستر اینترنت در اختیار کاربران قرار میگیرند.
اتوماسیون ابری معمولاً با مدل خدمات اشتراکی شناخته میشود. نگهداری زیرساخت، بهروزرسانی نرمافزار و بخشی از امور فنی بر عهده ارائهدهنده سرویس قرار میگیرد. در نتیجه، سازمان میتواند بدون راهاندازی زیرساخت گسترده داخلی، از امکانات سامانه استفاده کند.
مهمترین ویژگیهای این نوع اتوماسیون عبارتاند از:
- راهاندازی سریعتر در مقایسه با برخی روشهای سنتی
- کاهش نیاز به تجهیزات سختافزاری داخلی
- دسترسی از موقعیتهای مختلف
- امکان افزایش یا کاهش تعداد کاربران
- مدیریت متمرکز نسخهها و بهروزرسانیها
در اتوماسیون ابری، کیفیت ارتباط اینترنت و سیاستهای نگهداری و امنیت اطلاعات اهمیت ویژهای دارند. تفاوت اصلی این مدل با اتوماسیون تحت وب آن است که «تحت وب» به روش دسترسی اشاره دارد، اما «ابری» محل و مدل ارائه زیرساخت را مشخص میکند. یک سامانه ابری معمولاً تحت وب است، اما هر نرمافزار تحت وب الزاماً روی زیرساخت ابری ارائه نمیشود.
اتوماسیون اداری نصبشده روی سرور سازمان
در این نوع، نرمافزار و پایگاه داده روی سرورها و زیرساخت داخلی سازمان مستقر میشوند. اطلاعات در محیط فنی متعلق به سازمان نگهداری میشوند و تیم فناوری اطلاعات مسئول مدیریت سرورها، پشتیبانگیری، بهروزرسانی و نگهداری فنی خواهد بود.
این مدل در سازمانهایی مشاهده میشود که سیاستهای ویژهای برای نگهداری اطلاعات دارند یا ترجیح میدهند سامانه در شبکه داخلی آنها فعالیت کند.
اتوماسیون نصبشده در محل میتواند به شکل تحت وب نیز ارائه شود. به بیان دیگر، کاربران ممکن است از طریق مرورگر به نرمافزار متصل شوند، اما سرور و دادهها در زیرساخت داخلی همان سازمان قرار داشته باشند.
ویژگیهای این مدل شامل موارد زیر است:
- نگهداری اطلاعات در زیرساخت سازمان
- کنترل مستقیمتر بر تنظیمات فنی و امنیتی
- امکان هماهنگی با شبکه و سامانههای داخلی
- نیاز به سرور و منابع فنی مناسب
- مسئولیت بیشتر سازمان در زمینه نگهداری و پشتیبانگیری
بنابراین، «ابری»، «تحت وب» و «نصب در محل» همیشه دستههایی کاملاً متضاد نیستند. یک سامانه میتواند هم تحت وب باشد و هم روی سرور داخلی سازمان نصب شود.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس سطح امکانات
اتوماسیونهای اداری از نظر دامنه امکانات نیز یکسان نیستند. برخی از آنها روی وظایف پایه تمرکز دارند و برخی دیگر مجموعهای گسترده از ابزارهای مدیریتی را در اختیار سازمان قرار میدهند.
اتوماسیون اداری پایه
اتوماسیون اداری پایه بیشتر برای مدیریت مکاتبات روزمره طراحی میشود. این نوع سامانه معمولاً نیازهای اصلی دبیرخانه و گردش نامه را پوشش میدهد.
امکانات رایج اتوماسیون پایه عبارتاند از:
- ثبت نامههای وارده، صادره و داخلی
- شمارهگذاری مکاتبات
- ارجاع نامه به کاربران
- ثبت پاسخ و پیوستها
- ایجاد کارتابل الکترونیکی
- جستوجوی نامهها
- بایگانی دیجیتال اسناد
- تعریف سطوح دسترسی اولیه
این نوع اتوماسیون، فعالیتهایی را که قبلاً با دفتر اندیکاتور، فرمهای کاغذی و زونکن انجام میشدند، به محیط الکترونیکی منتقل میکند. در صفحه محصول آیکن نیز نسخه پایه بهعنوان سامانهای برای ثبت، ارجاع، پیگیری مکاتبات و آرشیو دیجیتال معرفی شده است.
اتوماسیون اداری جامع
اتوماسیون اداری جامع علاوه بر مکاتبات و دبیرخانه، بخشهای بیشتری از فعالیتهای سازمانی را پوشش میدهد. در این نوع سامانه، نامهها تنها یکی از اجزای محیط اداری محسوب میشوند و امکانات دیگری برای مدیریت اسناد، پروندهها، جلسات، وظایف و خدمات کارکنان وجود دارد.
یک اتوماسیون جامع ممکن است شامل این بخشها باشد:
- دبیرخانه مرکزی و تخصصی
- مدیریت اسناد و پروندهها
- بایگانی الکترونیکی
- مدیریت جلسات و صورتجلسات
- مدیریت کارها و وظایف
- تقویم و یادآوری سازمانی
- فرمهای الکترونیکی
- گزارشهای مدیریتی
- امضای دیجیتال
- چت یا ارتباطات درونسازمانی
- کارتابل همراه
در این مدل، هدف فقط حذف نامههای کاغذی نیست؛ بلکه مجموعهای از فعالیتهای اداری در یک محیط هماهنگ مدیریت میشوند. منابع بررسیشده نیز مدیریت مکاتبات، جلسات، اسناد، کارها و همکاری سازمانی را از اجزای راهکارهای جامع اتوماسیون اداری میدانند.
اتوماسیون اداری هوشمند
اتوماسیون اداری هوشمند از فناوریهایی مانند هوش مصنوعی، تشخیص متن، تحلیل داده و خودکارسازی پیشرفته برای کاهش فعالیتهای دستی استفاده میکند.
قابلیتهای هوشمند ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- تبدیل گفتار به متن
- تبدیل تصویر اسناد به متن دیجیتال
- دستهبندی خودکار مکاتبات
- پیشنهاد گیرنده یا مسیر ارجاع
- استخراج اطلاعات از اسناد
- گزارشگیری هوشمند
- شناسایی تأخیرها و گلوگاهها
- جستوجوی پیشرفته در محتوای اسناد
برای مثال، قابلیت تبدیل گفتار به متن میتواند به تولید سریعتر پیشنویس نامه یا صورتجلسه کمک کند. فناوری OCR نیز اطلاعات موجود در اسناد اسکنشده را به متن قابل جستوجو و ویرایش تبدیل میکند.
بیشتر بخوانید:
انواع اتوماسیون اداری بر اساس حوزه کاربرد
نوع دیگری از دستهبندی، بر اساس فعالیتی است که نرمافزار آن را پوشش میدهد. بر این مبنا، اتوماسیون اداری میتواند روی مکاتبات، اسناد یا گردش فعالیتها تمرکز داشته باشد.
اتوماسیون مکاتبات و دبیرخانه
این نوع اتوماسیون برای کنترل چرخه نامههای اداری طراحی شده است. ثبت، شمارهگذاری، ارجاع، پاسخگویی و بایگانی مکاتبات در این گروه قرار میگیرند.
مخاطبان اصلی این بخش معمولاً عبارتاند از:
- دبیرخانه مرکزی
- دبیرخانه واحدها
- دفاتر مدیران
- واحدهای ثبت و توزیع نامه
- کارشناسان مسئول پیگیری مکاتبات
در این سامانهها، امکان مشاهده مسیر گردش نامه و وضعیت هر ارجاع اهمیت زیادی دارد. نامه از لحظه ورود یا تولید تا زمان پاسخ نهایی در سیستم ثبت میشود و سابقه اقدامات انجامشده باقی میماند.
بیشتر بخوانید:
اتوماسیون مدیریت اسناد و بایگانی
این نوع بر نگهداری، طبقهبندی و بازیابی اسناد تمرکز دارد. اسناد ممکن است شامل نامهها، قراردادها، دستورالعملها، فرمها، نقشهها، گزارشها و پروندههای مختلف باشند.
مهمترین قابلیتهای آن عبارتاند از:
- ایجاد ساختار طبقهبندی اسناد
- نگهداری نسخههای مختلف یک فایل
- تعریف سطح محرمانگی
- جستوجوی اسناد بر اساس مشخصات
- ثبت سوابق دسترسی و تغییرات
- ارتباط اسناد با پروندهها
- تبدیل بایگانی فیزیکی به آرشیو دیجیتال
در این نوع اتوماسیون، تمرکز اصلی بر خود سند، سابقه آن و نحوه دسترسی کاربران است؛ در حالی که اتوماسیون مکاتبات بیشتر مسیر ارسال و دریافت نامه را مدیریت میکند.
اتوماسیون گردش کار و فرآیندهای اداری
در این مدل، درخواستها و فعالیتهای سازمانی بر اساس یک مسیر مشخص میان افراد و واحدها حرکت میکنند. برای نمونه، درخواست مأموریت میتواند پس از ثبت به مدیر مستقیم، واحد منابع انسانی و واحد مالی ارسال شود.
فرآیندهای رایج در این دسته شامل موارد زیر هستند:
- درخواست مرخصی و مأموریت
- خرید و تأمین کالا
- تأیید قرارداد
- درخواست خدمات اداری
- بررسی و تصویب اسناد
- ثبت درخواستهای کارکنان
- گردش فرمهای داخلی
این نوع اتوماسیون به سیستمهای مدیریت فرآیند نزدیک میشود. نرمافزار BPMS امکان مدلسازی، اجرا و بهینهسازی فرآیندهای پیچیدهتر را فراهم میکند، در حالی که گردش کار در اتوماسیون اداری معمولاً برای فرآیندهای مرتبط با مکاتبات، فرمها و امور اداری استفاده میشود.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس اندازه و ساختار سازمان
تعداد کاربران، میزان مکاتبات، تعداد شعب و پیچیدگی چارت سازمانی نیز باعث شکلگیری انواع متفاوتی از اتوماسیون اداری میشوند.
اتوماسیون اداری مناسب شرکتهای کوچک
در شرکتهای کوچک، تعداد کاربران و حجم مکاتبات معمولاً محدودتر است. به همین دلیل، سامانه مورد استفاده ممکن است بیشتر بر امکانات ضروری تمرکز داشته باشد.
اتوماسیون اداری مناسب شرکتهای کوچک معمولاً شامل این بخشهاست:
- ثبت و ارجاع نامه
- کارتابل کاربران
- بایگانی دیجیتال
- جستوجوی مکاتبات
- تعریف چند سطح دسترسی
- فرمها و گردشهای ساده
- گزارشهای پایه
در این نوع سامانه، ساختار کاربری سادهتر است و معمولاً نیازی به تعداد زیادی دبیرخانه تخصصی، چارتهای چندشرکتی یا گردشهای بسیار پیچیده وجود ندارد. اتوماسیون ابری نیز میتواند یکی از شکلهای ارائه سامانه برای شرکتهای کوچک باشد، زیرا نیاز به زیرساخت گسترده داخلی را کاهش میدهد.
بیشتر بخوانید:
اتوماسیون اداری ویژه سازمانهای بزرگ و چندشعبهای
سازمانهای بزرگ معمولاً تعداد زیادی کاربر، واحد، شعبه و سطح مدیریتی دارند. اتوماسیون این مجموعهها باید بتواند ساختارهای پیچیدهتر را پوشش دهد.
قابلیتهای رایج این گروه عبارتاند از:
- تعریف چارت چندسطحی
- پشتیبانی از چند شرکت یا شعبه
- دبیرخانههای متعدد و تخصصی
- مدیریت حجم بالای مکاتبات
- سطوح دسترسی چندلایه
- گزارشهای مدیریتی گسترده
- اتصال به سامانههای مختلف
- مدیریت اسناد محرمانه
- ثبت سوابق کامل فعالیت کاربران
- کارتابل مدیران و نمایندگان سازمانی
در چنین سازمانهایی ممکن است یک نامه میان چند شعبه و واحد گردش کند. بنابراین، سامانه باید بتواند ارتباط میان بخشها را بدون ازبینرفتن سابقه مکاتبه حفظ کند.
اتوماسیون اداری یکپارچه و ارتباط آن با سایر سامانهها
اتوماسیون اداری یکپارچه نوعی راهکار است که اطلاعات و فعالیتهای خود را با دیگر نرمافزارهای سازمان تبادل میکند. در این مدل، سامانه اتوماسیون یک جزیره مستقل نیست و میتواند بخشی از اکوسیستم نرمافزاری سازمان باشد.
اتصال اتوماسیون اداری به نرمافزار BPMS
اتوماسیون اداری بیشتر بر مکاتبات، اسناد و فعالیتهای روزمره اداری تمرکز دارد. نرمافزار BPMS برای طراحی، اجرا، پایش و اصلاح فرآیندهای کسبوکار استفاده میشود.
اتصال این دو سامانه باعث میشود یک نامه یا فرم بتواند آغازگر یک فرآیند باشد. برای مثال، نامه درخواست همکاری پس از ثبت در اتوماسیون، میتواند وارد فرآیند بررسی مدارک، ارزیابی، تأیید حقوقی و صدور پاسخ شود.
در چنین ارتباطی:
- اتوماسیون اداری، نامه و اسناد مربوط را مدیریت میکند.
- نرمافزار BPMS، مراحل، قوانین و مسئولان فرآیند را تعیین میکند.
- نتیجه فرآیند میتواند دوباره در قالب نامه یا سند در کارتابل ثبت شود.
به همین دلیل، اتوماسیون و BPMS جایگزین یکدیگر نیستند؛ بلکه در ساختار یکپارچه میتوانند نقشهای مکمل داشته باشند.
ارتباط با نرمافزار حضور و غیاب و منابع انسانی
اتوماسیون اداری میتواند با سامانههای منابع انسانی و نرمافزار حضور و غیاب نیز مرتبط شود. این ارتباط بیشتر در درخواستهای کارکنان مانند مرخصی، مأموریت، دورکاری و اصلاح تردد کاربرد دارد.
کارمند میتواند درخواست خود را در کارتابل ثبت کند. پس از تأیید مدیر، نتیجه درخواست در نرمافزار حضور و غیاب اعمال میشود و اطلاعات نهایی در محاسبات کارکرد مورد استفاده قرار میگیرد.
مزیت این ساختار آن است که اطلاعات درخواست نیازی به ثبت چندباره در سامانههای مختلف ندارد. همچنین کارمند میتواند وضعیت درخواست را در همان محیط اداری پیگیری کند.
نرمافزار حضور و غیاب آیکن بر بستر BPMS طراحی شده و بهصورت یکپارچه با اتوماسیون اداری فرزین ارائه میشود.
تفاوت انواع اتوماسیون اداری در یک نگاه
انواع اتوماسیون اداری را میتوان بهصورت خلاصه چنین از یکدیگر تفکیک کرد:
- اتوماسیون تحت وب: دسترسی کاربران از طریق مرورگر
- اتوماسیون ابری: ارائه نرمافزار روی زیرساخت ابری
- اتوماسیون نصب در محل: استقرار سامانه و اطلاعات روی سرور سازمان
- اتوماسیون پایه: تمرکز بر نامه، کارتابل و بایگانی
- اتوماسیون جامع: پوشش مکاتبات، اسناد، جلسات، وظایف و خدمات اداری
- اتوماسیون هوشمند: استفاده از هوش مصنوعی و پردازش خودکار اطلاعات
- اتوماسیون مکاتبات: مدیریت چرخه نامههای اداری
- اتوماسیون اسناد: طبقهبندی، نگهداری و بازیابی مستندات
- اتوماسیون گردش کار: هدایت فرمها و درخواستها در مسیرهای مشخص
- اتوماسیون شرکتهای کوچک: امکانات ضروری با ساختار سادهتر
- اتوماسیون سازمانی: پشتیبانی از کاربران، شعب و سطوح دسترسی گسترده
- اتوماسیون یکپارچه: تبادل داده با BPMS، منابع انسانی، حضور و غیاب و دیگر سامانهها
یک نرمافزار ممکن است همزمان در چند گروه قرار بگیرد. برای مثال، یک اتوماسیون میتواند تحت وب، جامع، هوشمند، مناسب سازمانهای بزرگ و یکپارچه با نرمافزار BPMS باشد. بنابراین، این دستهبندیها رقیب یا جایگزین یکدیگر نیستند؛ بلکه هرکدام یکی از ابعاد اتوماسیون اداری را توصیف میکنند.